Boa parte das corporações não tem noção do que gastam mensalmente com impressões e cópias, e quando tentam gerenciar melhor esse setor da empresa, acabam assustados com os gastos exorbitantes que são gerados.
Um recurso importantíssimo e que figura como uma solução a isso, é o outsourcing de impressão. Com essa atividade, as empresas conseguem controlar melhor seus gastos em relação a impressão, já que o serviço fica terceirizado e agrega diversas vantagens ao contratante.
O serviço ainda é pouco conhecido pelos brasileiros, mas está entrando nas empresas pouco a pouco, se tornando essencial para elas. O outsourcing envolve, de forma unificada, todo o parque de dispositivos de impressão que uma empresa possui, sendo assim engloba impressoras, dispositivos multifuncionais, copiadoras e aparelhos de fax, embora esse último já não seja tão usado como antigamente.
Esse termo é comumente associado a terceirização de frota, mas no caso da impressão ele estabelece uma relação estreita para que o serviço seja muito mais amplo do que somente tratar da impressão. A aplicação do outsourcing de impressão é uma vantagem as empresas, que podem focar em outros processos e atividades de cunho essencial a elas, assim trazendo resultados bastante positivos para a sua atuação como um todo.
O recurso é feito em etapas
Para que o projeto seja bem implantado, ele é dividido por cinco etapas, que ficam bem definidas para que planejamento e a implantação total do recurso seja eficiente. Tudo é iniciado com o levantamento, a etapa primordial do processo de implantação, é nele que a empresa consegue analisar os volumes de impressão e seus custos, além de configurar o parque de impressoras.
Tendo noção de como funciona esse setor na contratante, uma proposta é apresentada, sendo esta a segunda etapa do projeto. Neste caso é elaborado um projeto que apresente uma solução válida para melhorar os processos de impressão na empresa.
Na sequência ocorre a implantação do projeto, onde é realizada a instalação e configuração dos equipamentos, além de alguns softwares que serão utilizados. Dessa forma, a próxima etapa consiste no treinamento, que envolve a conscientização dos funcionários, além de orientá-los sobre o processo de utilização das máquinas.
A ideia é que aprendam a utilizar sem gerar desperdício, focando também na otimização do tempo de trabalho.
A última fase é a de operação, onde a empresa responsável passa a acompanhar e gerenciar todos os serviços de produção, como meio de evoluir e melhorar de modo contínuo esse processo de impressão.
O que deve ser avaliado
Antes de contratar uma empresa de outsourcing de impressão, avalie alguns pontos. Veja se a corporação tem experiência nesse ramo e o que ela pode oferecer a sua empresa, afinal a ideia é melhorar seus processos, por isso é interessante contratar um especialista no assunto.
Avalie as soluções que ela pode aplicar na sua empresa e não leve em consideração somente o valor do serviço. Muitas vezes o barato sai caro.